ما هي النفقات التجارية التي يمكن للعاملين لحسابهم الخاص شطبها من الضرائب؟ تشرح هيذر روجرز

أحد الأسئلة التي يتم طرحها غالبًا على ممارسي الضرائب عندما يبدأ شخص ما العمل كتاجر وحيد هو: “ما هي النفقات التي يمكنني المطالبة بها مقابل الضرائب؟”

لقد كان جميع الممارسين دائمًا في مرحلة ما من حياتهم المهنية يجلسون أمام العميل الذي يؤكد بسعادة أن شخصًا ما يعرفونه يدعي “كل شيء”، ثم كانت لديهم مهمة لا يحسدون عليها وهي وضع العميل المتوتر بشكل متزايد مباشرة على ما هو مسموح به.

لذلك، قمت بوضع دليل عام حول النفقات والمجالات المشتركة التي ينشغل فيها الكثير من الأشخاص.

أنصح أي شخص يبدأ العمل بتخصيص ساعة مع محاسب حتى تكون الحقائق واضحة في ذهنه.

سأركز بشكل أساسي على المتداولين الفرديين هنا، ولكن هناك بعض النصائح للشركات المحدودة ذات المدير الوحيد أدناه وسأغطيها بمزيد من التفصيل في عمود مستقبلي نظرًا لوجود العديد من الاختلافات.

ما هو التاجر الوحيد؟

التاجر الوحيد هو عمل تجاري فردي يملكه شخص واحد، على عكس الشراكة، أو شركة مدمجة، مثل شركة محدودة.

يقوم التجار الفرديون بالإبلاغ عن دخلهم من خلال استكمال الإقرار الضريبي للتقييم الذاتي كل عام.

وهذا ينص على الدخل والنفقات المسموح بها، ويدفعون الضريبة والتأمين الوطني على أرباحهم كل عام، بعد خصم أي مخصصات ضريبية.

يمكن للتجار الفرديين أيضًا المطالبة ببدلات المعدات المشتراة – والمعروفة باسم بدلات رأس المال.

من الضروري الاحتفاظ بالدفاتر والسجلات الكافية، بما في ذلك الفواتير والإيصالات ودفاتر النقد وبيانات البنك وما إلى ذلك.

ويجب الاحتفاظ بها لمدة خمس سنوات بعد تاريخ استحقاق الإرجاع – لذلك بالنسبة لعام 2022/23، المقرر في 31 يناير 2024، يتعين عليك الاحتفاظ بها حتى 31 يناير 2029.

أوصي بالاحتفاظ بها لمدة ست سنوات من نهاية السنة الضريبية – فمن الأسهل تذكرها وتوفر شهرين إضافيين من المعلومات.

ما هي النفقات التي يمكن للتاجر الوحيد المطالبة بها مقابل الضرائب؟

بشكل عام، يمكنك المطالبة بما يلي.

– استئجار مكتب أو وحدة تجارية: يغطي هذا الإيجار والأسعار والغاز والكهرباء والتأمين والتنظيف والأمن.

إذا كان مكتب عملك في المنزل، فبدلاً من استئجار مقر عمل منفصل، يوجد المزيد حول هذا الموضوع أدناه

– التأمينات الأخرى المتعلقة بعملك: على سبيل المثال مسؤولية صاحب العمل أو التعويض المهني.

ومع ذلك، هناك ملاحظة مهمة حول التأمين وهي أنه إذا كنت تستخدم سيارتك العادية لعملك، فتأكد من أن لديك تغطية عمل. إذا لم تقم بذلك، فلن تتم تغطيتك إذا تعرضت لحادث وقد يؤدي ذلك إلى مقاضاتك.

– البضائع لإعادة البيع (تكلفة المبيعات)

– الطباعة والبريد والقرطاسية

– تكاليف الموظفين

– الهاتف والإنترنت

– الحاسبات والبرمجيات

– تكاليف السفر: لاحظ أن هذا لا يشمل الغرامات.

– الكفاف (انظر المزيد عن هذا أدناه)

– تمرين؛ يغطي هذا فقط التدريب المرتبط بعملك الحالي، وليس التدريب لبدء عمل تجاري مختلف تمامًا أو الذي لا علاقة له بعملك.

– الملابس والزي الرسمي الواقي (انظر المزيد عن هذا أدناه)

– التسويق والإعلان والموقع الإلكتروني والترفيه (انظر المزيد عن هذا أدناه)

– الاشتراكات

– الرسوم القانونية والمحاسبية: ملاحظة مثيرة للاهتمام حول رسوم المحاسبة هي أن تكلفة إعداد إقرار التقييم الذاتي الخاص بك ليست معفاة من الضرائب.

ماذا عن الاستخدام الخاص للعناصر التي تستخدمها في عملك؟

بالنسبة لبعض العناصر، مثل نفقات الهاتف أو السيارة، قد يكون لديك عنصر الاستخدام الخاص.

سوف تحتاج إلى معرفة مقدار التكلفة التجارية ومقدار التكلفة الخاصة وخصم العنصر الخاص من النفقات (أو إضافته إلى الربح إذا قمت بخصم التكلفة بأكملها).

بالنسبة لنفقات السيارات، فإن الاحتفاظ بسجل للأميال المقطوعة هو أفضل طريقة.

ما هي مطالبات النفقات التي يمكن أن تسبب لك مشكلة مع ضرائب؟

تعد نفقات الملابس والطعام والشراب من المجالات التي تسبب مشاكل لأنها قد تكون مربكة وغالبًا ما يتم الإبلاغ عنها في الاستفسار الضريبي.

ملابس

عندما كنت أقوم باختباراتي للتأهل كمحاسب منذ سنوات عديدة، كانت إحدى الحالات التي ظلت عالقة في ذهني – وكثيرًا ما اقتبستها من العملاء – هي حالة المحامي (مالاليو ضد دروموند 1983) الذي كان يرتدي ملابس قاتمة فقط المثول أمام المحكمة لأنها تفضل الملابس الملونة كثيرًا في حياتها العادية.

لقد ادعت تكلفة ملابس المحكمة الكئيبة كنفقة لأنها قالت إنها لن تشتريها لنفسها أبدًا.

انتهت القضية في مجلس اللوردات حيث خسرت، حيث تقرر أن ملابسها لا تستوفي مبدأ “كليًا وحصريًا”، ولكنها كانت مطلوبة للدفء الطبيعي واللياقة (ازدواجية الغرض)، بالإضافة إلى كونها مناسبة. للعمل المهني.

الاختبار الحقيقي هو ما إذا كان من الممكن ارتداء الملابس التي يرغب الشخص في المطالبة بها كجزء من خزانة ملابس شخص ما “اليومي”.

إذا كان الأمر كذلك، بغض النظر عما إذا كنت ترتديه للعمل فقط، فلن يُسمح به كمصروف مقابل الضريبة.

لا يشكل الزي الرسمي وملابس العمل الآمنة أو الملابس الواقية جزءًا من خزانة الملابس “اليومية” لشخص ما، وبالتالي يُسمح بها مقابل الضرائب.

إذا كنت ممثلاً أو فنانًا، فيمكنك أيضًا المطالبة بتكلفة أي أزياء.

طعام و شراب

تم أيضًا وضع قواعد الطعام والشراب بعد دعوى قضائية وهي متشابهة جدًا.

قضية كايبوت ضد كوين 1975 في المحكمة العليا تتعلق بنجار لم يتمكن من العودة إلى المنزل لتناول طعام الغداء عندما كان يعمل، حيث كان يعمل في دائرة نصف قطرها 40 ميلاً من منزله.

لذلك، قام بشراء وجبة غداء مقابل 40 بنسًا كل يوم، على عكس ما كان ينفقه عادةً على وجبة غداء منزلية بقيمة 10 بنسًا.

لقد حصل على وجبة غداء أكبر لأنه كان بحاجة إلى الطاقة للقيام بعمله.

كان الحكم الصادر هو أنك تأكل لتعيش، وبالتالي، مرة أخرى، فشل هذا الادعاء في اختبار “الكلي والحصري” – وهو حساب آخر مع “ازدواجية الهدف”.

ومع ذلك، يمكنك المطالبة بكسب العيش إذا قمت برحلة عمل عرضية خارج نمط عملك المعتاد والمطالبة بوجبة إفطار أو عشاء في الطريق أو طريق العودة، على سبيل المثال، من مانشستر إلى لندن لحضور اجتماع أو مؤتمر أو ما شابه ذلك.

يمكنك أيضًا المطالبة بمعيشة معقولة إذا كان عليك المبيت في فندق، أو حيث يكون عملك “متجولًا”، بمعنى آخر إذا كنت تعمل في مكان مختلف كل أسبوع.

استخدام منزلك كمقر تجاري

ومن المضحك أن النجار الذي ادعى بشكل غير صحيح وجبات الغداء الخاصة به هو المسؤول جزئيًا عن هذه التكلفة المسموح بها.

استخدم القاضي الذي أصدر الحكم في قضيته حقيقة أنه يمكن بسهولة تحديد تكاليف إدارة الأعمال من المنزل على أنها “كاملة وحصرية”.

لذلك، قد تتمكن من المطالبة بنسبة من تكاليفك للأشياء التالية.

– غاز / كهرباء

– ضريبة المجلس

– فوائد الرهن العقاري أو الإيجار

– استخدام الإنترنت والهاتف

ستحتاج إلى إيجاد طريقة معقولة لتقسيم تكاليفك، على سبيل المثال حسب عدد الغرف التي تستخدمها للعمل أو مقدار الوقت الذي تقضيه في العمل من المنزل.

قد تحتاج إلى إخطار شركة التأمين الخاصة بك وشركة الرهن العقاري الخاصة بك.

ومع ذلك، قد تتعرض لضريبة أرباح رأس المال عندما تبيع منزلك إذا تم استخدام جزء منه حصريًا لأغراض تجارية.

إذا كان هناك بعض الاستخدام السكني أيضًا للغرفة أو الغرف المستخدمة للأعمال، فلن ينطبق الاستخدام الحصري.

ماذا عن المطالبة بالترفيه كنفقة عمل؟

الترفيه غير مسموح به إلا في الحالات التالية.

– إنه ترفيه للموظفين، حيث يمكنك المطالبة بما يصل إلى 150 جنيهًا إسترلينيًا لكل موظف (بما في ذلك زوجاتهم) ولكن إذا أنفقت أكثر، فقد تصبح هذه فائدة خاضعة للضريبة عليهم.

– يتم توفير الترفيه كجزء من اتفاقية تعاقدية.

– يتم تقديم هدايا تقل قيمتها عن 50 جنيهًا إسترلينيًا سنويًا للعملاء/الموردين الذين يظهر اسم الشركة على الهدية.

ماذا عن دفع المعاشات التقاعدية؟

يقدم التاجر الوحيد مطالبة منفصلة في الإقرار الضريبي لمساهماته في المعاش التقاعدي. أنها لا تشكل حساب أعماله. يمكنه المطالبة باشتراكات معاشات التقاعد للموظفين كتكلفة للشركة.

نصائح ضريبية من هيذر روجرز

هناك بعض الاختلافات التي يجب ملاحظتها بين المتداولين الوحيدين والشركات المحدودة المدير الوحيد

إذا كنت المدير الوحيد لشركة محدودة، فأنت لست تاجرًا وحيدًا.

الشركة المحدودة هي كيان قانوني منفصل عن مديرها.

تدفع الشركة ضريبة الشركات، بدلا من ضريبة الدخل على أرباحها.

أي دخل يحصل عليه المدير من الشركة المحدودة يخضع للضريبة عليه شخصيا. قواعد إعداد التقارير أكثر تعقيدًا أيضًا.

قد يكون المدير قادرًا على المطالبة باسترداد نفقات الترفيه المتكبدة كليًا وحصريًا وضروريًا لأغراض تجارية من شركته المحدودة إذا دفع ثمنها شخصيًا، بنفس الطريقة التي يمكن بها للموظف المطالبة باسترداد التكلفة من صاحب العمل، ولكن التكاليف سوف غير مسموح به لأغراض ضريبة الشركات.

ومع ذلك، يمكن للمدير الوحيد أن يدفع معاشًا تقاعديًا من شركته المحدودة لنفسه، وهو مصاريف معفاة من الضرائب لضريبة الشركات.

لن يحصل المدير على أي إعفاء ضريبي شخصيًا، لأنه لم يقم بالدفع.

وهناك العديد من الاختلافات الأخرى، والتي سأغطيها في عمود قادم.